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第一编 办公室主任工作概述2

第一章　办公室主任工作概述2

第一节 办公室主任工作概述2

一、办公室主任工作的含义2

二、办公室主任工作的特点2

第二节 办公室主任自身素质和工作条件要求3

一、自身素质要求3

二、内部和外部工作条件要求4

第三节 办公室主任的地位、职责和任务4

一、办公室主任的地位4

二、办公室主任的职责5

三、办公室主任的工作任务10

第二编 日常工作管理12

第二章 日常工作管理12

第一节 “上情”与“下情”互相结合12

一、一般的典型化12

二、普遍的具体化12

三、理论的实践化13

第二节 处理日常工作的技巧13

第三节 日常工作的管理方法17

一、抓住“中心环节”17

二、“十指弹钢琴”18

三、“反弹琵琶”18

四、抓“薄弱环节”19

第四节 汇报工作的方法20

一、端正态度20

二、抓住重点20

三、汇报工作如何获得领导满意21

四、应避免的汇报方式22

五、讲究汇报艺术22

六、做好充分准备23

第三章 印信管理工作24

第一节 印章的作用与种类24

一、印章的作用24

二、印章的种类25

第二节 印章的颁发与管理25

一、印章的颁发与启用25

二、印章的管理26

第三节 印章的制定标准27

第四节 印章的使用与缴销29

一、印章的使用29

二、印章的停用与缴销29

第五节 信证的管理与使用30

一、介绍信的管理与使用30

二、凭证的管理与使用30

第四章　会议工作31

第一节　会议工作概述31

一、会议的含义31

二、会议的分类31

三、会议的特点34

第二节 会前准备工作35

一、确定会议名称35

二、确定会议时间35

三、确定会议地点36

四、确定与会人员36

五、会议议题的确定36

六、制发会议通知37

七、会议议程、日程与程序的确定37

八、组织会议报到38

九、拟制编组名单39

十、准备会议文件39

第三节　会议管理工作40

一、会议管理方法40

二、会间组织服务工作41

第四节　会后事项处理工作43

一、整理会议记录43

二、印发会议纪要43

三、安排与会人员离会44

四、会议文件的立卷归档44

五、会议决定事项的传达与催办44

六、会议新闻报道45

七、会议财务决算46

八、总结会议工作46

第五章　信访与接待工作48

第一节 信访工作概述48

一、信访工作机构48

二、信访工作的原则、方法48

三、信访工作的任务49

四、信访机构的设置原则50

五、信访工作的素质要求50

第二节 办理人民群众来信51

一、办理人民群众来信的基本要求51

二、办理来信的程序51

第三节　接待群众来访53

一、接待群众来访的原则53

二、接待群众来访的程序53

三、检查落实来访问题55

第四节 办理信访案件55

一、办理信访案件的含义和基本要求55

二、立案范围56

三、立案程序56

四、处理信访案件的程序57

第五节 特殊问题的处理58

一、群众集体上访的处理58

二、反复上访的处理59

三、重信的处理59

四、匿名信的处理60

第六章　外事工作62

第一节　外事工作概述62

一、外事工作的性质和特点62

二、外事工作人员守则63

三、外事工作的基本原则63

四、外事交往礼仪与服饰要求64

五、外事活动仪式65

六、外事安全保密工作66

第二节 外事工作操作技巧66

一、外事邀请准备66

二、外事接待实务69

三、外事洽谈72

四、外事出访程序76

第七章　工作中的礼仪礼节79

第一节 办公室礼仪的功能79

一、树立良好的单位形象79

二、利于解决复杂事项和突发寺件80

第二节 书面礼仪要求80

一、柬帖的用法80

二、公务专用信函的制作要求82

三、贺卡的使用83

第三节 互相介绍与握手礼节83

一、与别人握手的规矩83

二、怎样互相介绍83

三、递接名片的技巧84

第八章　督促检查工作86

第一节　督查工作概述86

一、督查工作的概念86

二、督查工作的原则86

三、督查工作的作用87

四、督查工作的基本要求87

五、督查工作的内容和方法88

六、督查工作的程序90

第二节　督查工作操作实务93

一、制定督查工作规则93

二、督查工作的制度建设94

三、督查工作的目标管理95

四、督查工作的公文文体种类96

五、督查工作情况通报96

六、督查工作回告97

七、组成督查工作检查组97

八、建立督查工作联系点98

第三节　督查工作操作技巧98

一、专项查办的操作技巧98

二、查办催办的一般规律和方法99

三、督查报告的写作“三要”100

第四节　督查工作登记制度和要求101

一、督查工作登记制度101

二、登记转办要求102

第九章　工作中的语言艺术103

第一节 鼓动的语言艺术103

一、鼓动操作要领103

二、赞美下级应“雪中送炭”104

三、表扬下级的用语应具体105

四、赞美和表扬应注意的问题105

第二节　把握批评艺术106

一、批评下级的必然性106

二、批评下级的重要性106

三、批评的原则107

四、从赞扬和真诚的欣赏开始108

五、批评常用的方法109

六、批评应注意的问题110

第三节 说服的语言艺术110

一、借此说彼110

二、侧击暗示111

三、褒贬说服111

四、鼓动激励技巧112

五、心理接触112

六、融情动心112

七、晓之以理113

八、衡之以利113

第四节 拒绝的语言艺术114

一、说话留有余地114

二、给出一个缓冲时间114

三、模糊应对114

四、可行性妥协应对115

五、推托拖延115

六、用幽默表示拒绝115

七、先表同情后拒绝116

八、隐晦曲折的技巧116

第三编 承办工作事务118

第十章　收文处理工作118

第一节 文件的拟办118

一、拟办文件范围118

二、拟办意见的提出118

三、认真阅读、了解来文120

第二节　请办120

一、批抄法120

二、加抄法121

三、请办法121

四、请批法121

五、批办法122

第三节　传阅123

一、传阅的含义123

二、传阅的好处123

三、传阅的范围123

四、传阅的要求124

五、传阅的方法124

第四节　催办125

一、催办的含义125

二、催办的具体范围126

三、催办的方法126

四、催办的具体要求127

第五节 承办127

一、承办的含义127

二、承办工作的要求128

第六节 办复129

一、办复的含义129

二、办复的形式与做法129

第十一章　发文处理工作131

第一节　发文办理程序131

一、拟稿、审核与签发131

二、缮印与校对134

三、用印、登记与封发134

第二节 来文收集135

一、来文收集的含义135

二、来文收集工作的方法135

第三节 文件的传达136

一、文件传达的含义136

二、传达文件的要求136

第四节 文件的日常管理方法136

一、文件的管理原则136

二、文件的管理方法137

三、文件的存放139

第四编 工作沟通协调142

第十二章 办公室内部协调工作142

第一节 内部协调工作概述142

一、内部协调的含义142

二、内部协调工作的作用和原则142

三、协调工作的特点143

四、协调工作的基本要素144

五、协调工作的要求和方法145

六、协调工作的类型147

七、协调工作的程序153

第二节　协调工作操作技巧154

一、协调工作的六字诀154

二、内部人际关系协调的技巧156

三、协调工作中的语言技巧158

第十三章　与上级沟通协调工作161

第一节 与上级沟通的一般原则161

一、以大局为重，维护上级的威信161

二、多站在上级的角度想问题，为上级分忧161

三、认清自己的角色，不越“位”162

四、正确审视自己，使期望与自我相符163

五、与上级往来密疏有度163

第二节 与上级沟通协调的艺术165

一、珍惜领导的“第一印象”165

二、摸清领导的思路和基本构想165

三、恰当拜访领导166

四、掌握好给领导打电话的时机和技巧167

五、耐心等待，顺其自然167

六、不要一味坐等168

七、领会上级的工作意图168

八、积极适应上级的要求168

九、慎重对待和处理领导之间的矛盾168

十、化解与上级的矛盾169

十一、经得住领导批评170

十二、顾全大局，和领导成为真正的朋友171

十三、准确把握与异性领导相处的“度”171

十四、不要频繁找上级领导172

十五、要保持距离，忌过分亲热172

十六、“超然事外”，忌介入矛盾173

十七、巧妙沟通，忌隔岸观火173

十八、敢于负责，忌“踢球”、“讨好”173

十九、千万不要用离职来威胁领导174

二十、怎样与新来的领导相处174

二十一、对不再忠诚领导的时机要慎重把握和选择175

二十二、向领导讲述坏消息的方法175

二十三、让领导替下级受赏176

第十四章　与同级沟通协调工作178

第一节 现实生活中的同级关系178

一、同级关系的特点178

二、竞争与协同178

第二节 与同级沟通的一般原则179

一、见贤思齐，强者为师179

二、互相尊重，彼此信任179

三、互相“补台”，积极配合180

四、宽容别人，学会自制181

五、与人为善，以诚相待181

六、互相支持和帮助181

第三节 与同级沟通协调的艺术182

一、善于沟通182

二、“关键时刻送温暖”183

三、同级之间怎样开展批评183

四、牢固建立“友好合作”的关系185

五、主动协调，互相配合185

六、掌握分寸，分清职责186

七、经常联系，沟通情况186

八、相互信任，亲密合作186

九、心平气和，以理服人187

十、既“合作”又“竞争”187

十一、善于“回避”和“等待”188

十二、协调同级之间不同意见的方法188

十四、处理同级之间矛盾的原则189

十五、居“中”与有“度”189

第十五章　与下级沟通协调工作191

第一节 与群众之间的关系构成191

一、办公室主任与下级的工作关系191

二、办公室主任与下级工作上的差异192

第二节 与下级沟通协调的原则193

一、大胆信任和授权193

二、人格平等193

三、平衡关系193

四、信息沟通194

第三节 与下级沟通协调的艺术194

一、办公室主任自身模范带头，艰苦实干194

二、以身作则，正人先正己195

三、树立领导威信195

四、要知道微笑对下级产生的魅力196

五、乐于做下级的倾听者196

六、对下级的许诺一定要兑现197

七、批评下级要有方法197

八、不可嫉妒下级中的优秀人才198

九、不能对下级抱成见198

十、巧求下级帮忙，激励下级的精神和意志199

十一、敢于在下级面前承认错误承担责任199

十二、善于激发下级的争胜心199

十三、正确处理下级的“隐秘”问题200

十四、对各种不同类型的下级要区别对待201

十五、办公室主任与下级之间的行事要诀202

第四节 化解下级矛盾的艺术211

一、分析下级矛盾形成的原因211

二、化解下级矛盾的原则和方法211

三、化解与下级的矛盾的艺术212

第五节 怎样帮助能力低的下级214

一、不能伤害他们的自尊心214

二、帮助他们消除自卑感215

三、给予他们正确的指导215

四、让他们先干出点成绩215

五、必要时给他们点压力216

第十六章　与其他人沟通协调217

第一节 与离退休干部的交往217

一、善于引导，功过分明217

二、虚心学习，扬长避短218

三、诚心尊重，公私分开218

第二节 与“通天人物”的交往218

一、交往要适度218

二、不存私心219

第三节 与不喜欢的人交往219

一、怎样与自己性格不同的人交往219

二、怎样与自己讨厌的人交往219

三、怎样与自己感到发憷的人交往220

第四节 调解人际矛盾的艺术220

一、重视人和220

二、处理各种“势力”之间的纠纷221

第五编 当好参谋助手224

第十七章　参谋和进谏的艺术224

第一节 参谋的必备条件224

一、参谋的水平和方向224

二、坚持忠诚原则，甘当无名英雄224

三、克服急功近利的心理障碍225

第二节 参谋的要领和进谏的艺术227

一、参谋的要领227

二、进谏的艺术229

第十八章　与领导相处的艺术238

第一节 如何才能得到领导器重238

一、办公室主任与领导相处的原则238

二、首先要“领会精神”238

三、工作中要能独当一面239

四、要有独立的见解240

五、能够独立地承担一些“重量级”任务240

六、把被同事忽略的事情承担下来241

七、要维护领导的尊严241

八、漂亮地完成领导交办的任务242

九、务须让领导站在自己的前头242

十、应通过领导来获得工作成果243

十一、多做实事，少露锋芒243

十二、不可擅自处理领导职权内的事244

十三、争取从能力和人品上获取领导的信赖244

十四、了解领导对自己的信赖程度244

十五、明白领导对自己的期望246

十六、显露自己的水平和能力，让大家心服247

十七、务须信守承诺和约定247

十八、要踏实能干248

十九、善于弥补领导的不足248

第三节 给领导提建议的技巧249

一、考虑领导易于接受的建议方式和时机249

二、提意见要注意不让领导丢面子251

三、迂回表达反对性意见252

四、不要装腔作势253

五、不做“百晓”，不当“万能”254

六、不可随便向领导提建议254

第四节 与不同性格领导相处的技巧255

一、与冷静型领导相处的技巧255

二、与热忱型领导相处的技巧255

三、与豪爽型领导相处的技巧256

四、与平庸型领导相处的技巧256

五、与优柔寡断型领导相处的技巧257

六、与多疑型领导相处的技巧257

七、与彼此不团结的领导相处的技巧258

八、与火暴脾气的领导相处的技巧259

九、与嫉贤妒能的领导相处的技巧259

十、与自私的领导相处的技巧260

十一、与挑剔型领导相处的技巧261

十二、与缺乏信任型领导相处的技巧261

十三、与强迫型领导相处的技巧262

十四、与无节奏型领导相处的技巧262

第六编 用人用权266

第十九章　办公室主任领导指挥艺术266

第一节 独特的领导艺术266

一、“暂缓”的艺术266

二、“拒收礼品”的艺术267

三、工作中“推”的艺术268

第二节 检查工作的技巧269

一、事先要有准备269

二、检查要有标准269

三、不要为检查而检查270

四、将各种检查方法结合运用270

五、不要乱发议论270

六、敢于表扬和批评271

七、防止主观性、片面性和表面性271

八、要在解决问题上下工夫271

第三节 处理事件的艺术272

一、掌握“火候”272

二、处置突发事件的方略275

三、使反对者变为支持者的艺术275

第四节 向下级布置工作的方法277

一、交代必须明确277

二、分配的任务与职能相称277

三、下达指令、布置任务之前要有充分准备278

四、分配工作的技巧278

第五节 对下级施行处罚的艺术279

第二十章　办公室主任用人艺术281

第一节　观人举止，鉴人识才281

一、人才是最重要的资本281

二、人才的标准281

三、发现人才的方法282

四、鉴人识才的秘诀283

第二节 选拔人才，不拘一格284

一、推荐人才284

二、发掘“潜人才”284

第二十一章　办公室主任用权艺术285

第一节 授权的原则与要求285

一、授权的原则285

二、授权的要求286

三、授权应当注意的问题286

第二节 控权的方法和艺术287

一、宽严相济287

二、恩威并重287

三、未雨绸缪287

四、权力制约的利弊287

第三节　借权的方法和艺术288

一、借上级之权288

二、借下级之权288

三、借领导成员之权288

四、借社会关系之权289

五、借群众之权289

六、借集体之权290

七、借权应注意的问题290

附：初当办公室主任一日读293

一、打响上任第一炮293

成功的就职演说293

二、信心百倍地走上新岗位294

多听多看少表态294

正确对待前任295

不要以“救世主”的姿态包揽一切295

大规模的人员变动要慎重295

三、上任后烧好“三把火”296

确定一个切实可行的目标296

建立一个良好的领导班子296

选好“突破口”297

“烧火”与“拾柴”都重要298

四、新主任的“首演”艺术299

议事决策，有独到的见解299

建章立制，注意同前任的工作有机衔接299

处理问题，有“快刀斩乱麻”的果断300

开展工作，有发挥群体作用的“领唱”艺术300

五、新上任如何收拾“烂摊子”300

六、尽快打开工作局面的要诀301

保持头脑冷静301

实行层次领导，敢于放手301

坚持集体领导，努力团结一班人302

七、怎样当好办公室主任302

良好的人际关系303

政绩是“护官符”303