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第一章 商务写作和工作的关系1

写作是重要的工作技能1

成功商务写作四要素2

明确读者对象3

明确写作意图7

构思内容8

选择写作风格和语气10

商务写作的特点12

提供实用信息12

提供数据而不是印象12

提供图片来强调和解释信息13

给出准确的计量单位15

明确职责分工16

说服和建议17

符合道德准则的商务写作19

遵循道德准则的要求20

商务写作中的道德准则20

复习核对清单22

第二章 商务写作的过程24

调查研究24

规划25

拟草稿28

修改32

编辑35

复习核对清单46

第三章 合作写作及会议47

团队协作对商业成功至关重要47

合作写作的优势48

合作写作的过程50

案例研究：合作编辑50

组织写作团队的准则52

十条经过验证的成为有价值组员的方法53

合作小组冲突的来源及解决方法54

常见问题及实用解决方法54

合作写作模式56

合作模式56

连续性模式58

功能性模式58

综合模式59

案例研究：合作写作文件的完善59

第一稿61

后续草稿63

定稿65

电脑支持下的合作写作65

电脑支持下的合作优势67

群件的种类68

电脑支持下的合作模式73

避免电脑支持下的合作缺陷74

会议74

计划会议75

制定会议议程76

小组会议需遵守的礼节76

会议记录77

复习核对清单81

第四章 写作日常商务文件：备忘录、传真、电子邮件、即时消息和博客82

备忘录、传真、电子邮件、即时消息和博客的共同点83

备忘录83

备忘录礼节83

电子邮件还是打印件84

备忘录的读者对象、风格和语气85

备忘录的格式88

备忘录的写作策略89

发送备忘录90

传真90

发送传真的准则91

电子邮件91

商务邮件和个人邮件的区别92

电子邮件是有法律效力的证据93

使用电子邮件的准则94

何时不用电子邮件99

为工作服务的即时消息99

何时使用即时消息，何时使用电子邮件99

工作中使用即时消息的准则100

博客101

写作内部博客的准则101

写作外部博客的准则104

复习核对清单106

第五章 写信108

网络时代的信件108

信件格式109

完全齐头式109

改良齐头式110

后续页111

信件的构成111

日期栏111

地址栏111

问候语113

正文113

礼貌性结尾113

签名114

附件栏114

复印标记115

信件的版式115

标准商务信件的结构116

给读者留下好印象118

达到“你态度”的四个准则121

国际商务信件127

与国外客户交流的准则128

修改给国外收信人的信件134

尊重收信人的国籍和民族背景134

案例分析：给来自异域文化的客户写信136

一封销售信的两个版本136

复习核对清单140

第六章 商务信件的类型142

构思信息142

四种最常见的商务信件类型143

咨询信143

特殊请求信145

推销信147

基本准则147

推销信的四个A147

客户关系信152

外交手腕和读者心理153

策划客户关系信——最基本的准则153

跟进信154

投诉信159

调解信164

拒绝赊欠的信件170

催款信174

复习核对清单177

第七章 摘要178

摘要在工作中的重要性178

摘要的内容178

摘要该保留什么179

摘要该省略什么180

准备摘要180

案例研究：一篇文章摘要182

执行摘要187

经理想在执行摘要中看到什么187

执行摘要的结构191

评估性摘要192

写作评估性摘要的准则192

评估内容192

评估风格193

概要195

摘要和概要的不同195

提供信息的概要197

描述性概要198

写作新闻稿198

适合新闻稿的主题202

有关坏消息的新闻稿202

不适合新闻稿的主题203

新闻稿的结构203

新闻稿的风格和语气205

复习核对清单205

第八章 插图207

工作中的视觉思考207

插图的目的207

插图的类型和功能209

选择合适的插图211

不恰当的插图212

插入和描述插图：一些准则214

命名插图214

写明插图的出处214

恰当地插入插图214

导入插图215

解释插图216

两种类型的插图：表格和图表217

表格217

表格的组成部分218

使用表格的准则219

图表220

曲线图220

饼状图224

柱状图225

组织结构图227

流程图230

统计图230

地图232

照片234

手绘图238

剪贴画239

符合规范地使用插图241

符合规范地使用插图的准则243

为国外读者使用合适的插图246

不同文化对插图的理解不尽相同246

为外国读者使用插图的准则248

复习核对清单250

第九章 设计成功的文件和网站251

视觉化地组织信息251

效果好的设计的特点251

排版软件252

字体257

模板257

制图257

在选择设计前259

印刷文件设计的基础知识259

页面版式260

印刷版式261

图画264

使用色彩265

蹩脚的文件设计265

为网站写作和设计网站266

网站建设的基本要领267

网页与纸页267

网页读者与印刷品读者268

案例研究：把印刷文件转变成网页内容268

设计和写作主页的准则270

创建情节串联图275

网页设计的四条规则：总结277

复习核对清单278

第十章 写作说明和流程279

说明的重要性279

安全279

效率280

方便280

说明的种类280

评估和满足读者的需要280

要问读者的关键问题281

为国外读者写说明281

满足读者要求的两个案例研究284

写作说明的过程284

计划步骤284

试运行286

写作和测试草稿287

修改和编辑287

使用正确的风格287

有效地使用插图289

说明中使用插图的准则290

说明的五个部分290

导语290

设备和材料清单292

操作过程的步骤293

警告，小心和注释295

结尾297

结构完整的说明样板297

为政策和规定写流程305

一些流程的例子305

满足市场的需求305

最后的建议308

复习核对清单308

第十一章 写作成功的提案309

写作成功的提案309

提案的特性309

提案的长短和范围不同310

提案是有说服力的计划310

提案经常是合作成果311

提案的类型311

投标提案和招标书312

非投标提案316

内部提案和外部提案316

写作成功提案的准则317

内部提案319

内部提案的典型主题319

遵循合作原则320

符合规范地解决和期待读者的问题320

内部提案的结构325

销售提案326

读者和他们的需求326

销售提案的结构327

研究报告的提案332

研究报告提案的结构333

最后的提醒334

复习核对清单337

第十二章 写作短篇报告339

短篇报告的类型339

写短篇报告的准则341

做必要的调查341

预测读者将怎样使用你的报告341

保持客观且符合职业道德342

使用清晰的结构342

清楚且准确地写作344

使用合适的格式和插图344

案例研究：一份糟糕的报告和一份出色的报告345

定期报告345

销售报告349

进展报告349

进展报告的读者和长度349

进展报告的频率352

进展报告的组成部分352

差旅报告356

差旅报告回答的问题356

差旅报告的常见类型356

测试报告363

测试报告需回答的问题363

案例研究：两份测试报告367

突发事件报告368

何时提交突发事件报告368

突发事件报告的构成368

在法律上保护你自己370

短篇报告：一些最后的想法371

复习核对清单371

第十三章 写作长篇报告373

长篇报告和短篇报告有何不同373

范围373

调查374

格式375

时间表375

对象375

合作376

写作长篇报告的过程376

长篇报告的组成部分377

前言377

报告正文380

后记384

一份长篇报告的样板385

有关长篇报告的最后提醒385

复习核对清单402

第十四章 工作中成功的展示403

展示的种类403

非正式的简况介绍403

准备非正式简况介绍的准则404

正确使用电话和手机404

电话礼节404

手机礼节405

正式展示406

分析听众对象406

正式展示的组成部分408

展示软件413

不用电脑的展示416

预演展示417

进行展示417

评价展示420

复习核对清单423

附录 段落、句子和单词的简要写作指南424