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第一章秘书的基本条件1

第一节秘书首先要成为标准的白领2

一、迎接新的生活方式2

二、尽快成为标准的白领3

第二节做好从事秘书工作的思想准备4

一、具备做好秘书工作的“使命感”4

二、学会使用职场语言4

三、上下班时间5

四、秘书新人的工作特点6

第三节秘书必备的素质7

一、认真7

二、诚实8

三、谦逊8

四、合群9

五、宽厚9

六、自信9

七、缜密9

八、有上进心10

九、幽默风趣11

第四节 秘书必备的能力11

一、判断能力与执行能力11

二、理解能力与洞察能力13

三、信息收集能力和写作能力13

四、交流沟通能力14

五、OA操作能力14

第五节秘书的仪表15

一、打扮的基本原则15

二、基本的仪表16

三、上班服装16

四、举止优雅17

五、健康的生活方式17

六、热爱生活18

第六节注意保密19

一、保密的重要性19

二、日常保密20

三、计算机保密21

四、保密不是封闭21

第七节领导人选择秘书的标准22

一、容貌端庄22

二、为人稳重22

三、经验丰富23

第二章秘书的专业知识25

第一节秘书与上司的关系26

一、秘书与上司26

二、助理、秘书与文员的区别27

第二节秘书的日常工作28

一、日常工作的范围28

二、职贵范围29

三、发挥主观能动性30

四、注意“越位”30

五、执行指令与服从指令31

六、请示与汇报工作32

第三节给上司提建议34

一、建议要慎重34

二、建议的方式35

三、提建议时应注意的问题36

四、提建议之后要注意的问题37

五、当上司出现明显失误时37

第四节当上司不在的时候37

一、上司不在时的工作37

二、上司不在时紧急情况的处理38

第五节当工作出现失误时38

一、工作失误是难免的38

二、失误后必须主动道歉39

第六节秘书工作的特点40

一、需要当机立断处理的事情多40

二、工作的内容变化快40

三、一心几用的时候多40

四、忙闲不一的情况多41

第七节提高工作质量与效率41

一、质量意识41

二、工作计划41

三、工作程序化42

四、分清工作轻重缓急43

五、合理利用空余时间44

六、工作创新44

第三章社会常识47

第一节社会常识概述48

一、丰富社会常识的意义48

二、丰富社会常识的途径49

第二节生活常识51

一、时政常识51

二、宏观经济常识52

三、风土民俗52

四、科学常识52

五、餐饮常识52

第三节企管常识53

一、公司常识53

二、公司产品（服务）常识54

三、人力资源常识55

四、市场营销常识55

五、生产管理常识56

第四节财会常识57

一、会计常识57

二、财务常识58

三、支票常识59

四、税务常识59

第五节法律常识60

一、公司法61

二、合同法61

三、劳动法62

四、专利法63

五、商标法64

第六节统计学常识65

一、绝对数65

二、相对数66

三、平均数67

第四章人际关系69

第一节处理好人际关系的意义70

一、人际关系是客观存在70

二、对人们行为的科学理解70

三、搞好人际关系的意义72

第二节处理人际关系的基本原则74

一、实事求是74

二、诚实守信75

三、从我做起76

四、不卑不亢78

五、尊重潜规则78

第三节处理人际关系的基本方法79

一、注意形象79

二、注意礼貌80

三、换位思考81

四、与人为善82

五、赞美同事82

六、主动交往82

七、保持适当距离83

八、说话留有余地84

九、为人不固执84

第四节与上司的关系85

一、了解上司的范围85

二、了解上司的途径87

三、让上司了解自已87

四、正确对待上司的“毛病”88

五、与新上司的关系88

六、与“霸道”型上司相处89

七、与“婆婆”型上司相处90

八、消除紧张情绪90

第五节与同事的关系91

一、秘书之间一律平等91

二、向老秘书学习92

三、帮带新秘书93

四、注意关系网的平衡94

五、正确对待批评94

第六节与职能部门的关系96

一、甘当小学生96

二、有求必“应”96

三、切忌狐假虎威97

四、相互体谅97

五、远离是非98

第七节与客户的关系98

一、热情礼貌98

二、礼尚往来99

第五章 交流沟通101

第一节提高沟通能力的意义102

一、沟通是种基本技能102

二、与人际关系的相互作用102

第二节沟通的基本原则103

一、为人谦逊103

二、说话委婉103

三、看人说话104

四、察言观色105

五、第一句话要谨慎105

第三节沟通的方式106

一、“听”的学问106

二、“说”的艺术108

三、肢体语言110

第四节沟通的途经112

一、当面沟通112

二、书面沟通112

三、电子沟通113

第五节沟通中应注意的问题114

一、选择合适的方式114

二、学会“铺垫”115

三、就事论事116

四、多建设性少强制性116

五、沟通中的不良习惯117

第六节情商118

一、情商的含义118

二、情商的作用119

三、情商的核心——换位思考120

四、情商的应用——主动调控121

第八章上司办公室的管理125

第一节每天早晨的工作126

第二节办公室日常管理126

第三节日常数据的处理127

一、处理原则和方法128

二、应该保存的数据131

三、保存数据的方法132

四、电子邮件的处理133

五、传真的处理133

六、信函的处理134

七、其他事项134

第四节给上司送材料的时间和顺序135

一、送材料的时间和顺序135

二、紧急文件的处理136

第五节办公室布局与装修136

一、办公室布局136

二、办公室装修137

第七章 接打电话139

第一节基本要求与礼节140

一、基本要求140

二、基本礼仪140

三、注意事项141

第二节如何接电话142

一、做好准备142

二、不让电话铃响超过三次142

三、不随便说“在”或“不在”143

四、万能的“刚刚散会”143

五、上司不在时144

六、不让对方久等144

七、各种推销电话145

第三节如何打电话145

一、提前做准备145

二、征求对方意见145

三、找对方的领导146

第四节电话英语146

一、接电话146

二、打电话149

三、挂断电话149

第八章接待客人151

第一节接待基本原则和用语152

一、接待的基本原则152

二、接待基本用语152

第二节前台值班153

一、大方热情153

二、不念名片154

三、随机应变154

四、不浪费客人的时间154

五、需要“挡驾”的场合155

六、客人较多的时候155

七、打电话时来客人155

八、有空无闲156

第三节接待方法156

一、引领客人156

二、请客人入座157

三、给客人沏茶157

四、介绍的顺序157

第四节意外情况158

一、上司突然不在158

二、上司临时改变主意158

三、接待不速之客158

四、客人问上司在不在159

五、时间已到159

第五节客人回去的时候160

第六节接待室的布置160

第七节接待外国客人161

一、预订旅馆161

二、迎来送往161

三、观光旅游162

四、宴请162

第八节接待用英语162

一、进门时的问候162

二、安排约会163

三、客人没有预约163

四、在接待室164

第九节接待投诉的客人165

第九章信息工作167

第一节收集信息的基本原则168

一、准确真实168

二、实事求是168

三、避免“信息污染”169

第二节收集信息的范围170

一、与单位有关的信息170

二、与上司业务有关的信息170

三、与上司个人有关的信息170

四、员工的信息171

五、单位内部的信息171

六、单位外部资料的收集171

第三节收集信息的管道171

一、互联网171

二、报纸杂志的文字信息172

三、内部材料173

四、实地调查173

五、请朋友帮忙173

第四节收集信息的技巧174

一、熟悉上司174

二、广闻博见174

三、熟人好办事174

第五节信息的筛选175

第十章上司的日程安排177

第一节概述178

一、安排工作日程的内容178

二、制定日程表的前提178

第二节安排工作日程的原则179

一、兼顾效率与健康179

二、事先确认179

三、适当保密179

第三节制定日程表的方法180

一、年度预定日程表180

二、月内预定日程表181

三、一周工作日程表181

四、当天工作日程表182

五、上司出差日程安排183

第四节日程表的管理184

一、注意事项184

二、日程出现变更185

三、提醒上司186

第五节制定日程表的注意事项187

一、提高效率187

二、时间上留有余地187

三、内外兼顾187

第六节安排约见188

第十一章会务工作189

第一节会前筹备工作190

一、会议计划190

二、会议地点191

三、会议通知191

四、会场布置192

五、会场布局192

六、会议资料193

七、会议用具193

八、检查设备194

九、注意事项194

第二节会中服务工作194

一、会前检查194

二、会议签到195

三、会议服务196

四、会议记录196

第三节会后扫尾工作197

一、清理会场197

二、整理会议文件198

三、会议纪要198

四、会议总结198

五、送感谢信199

第四节参加外单位会议199

第十二章上司出差的工作应对201

第一节上司出差的准备工作202

一、与对方联系202

二、出差用品202

三、预订飞机或火车票203

四、预定旅馆房间203

五、预借差旅费204

六、与陪同人员沟通204

七、临行前的工作安排204

第二节上司出差期间的工作205

一、动身之前205

二、启程之后205

三、电话与邮件的处理205

四、日常工作205

五、自学机会205

第三节与上司一起出差206

一、出差途中206

二、注意事项207

第四节到国外出差208

一、办理护照208

二、办理签证208

三、办理《国际预防接种证书》208

四、检查机票209

五、通知接待方209

六、办理保险209

第五节出差回来209

一、接站209

二、报销旅差费210

三、出差总结报告210

第十三章 企业文书写作211

第一节企业文书的特点212

第二节企业文书的分类213

一、按形式分213

二、按内容分213

第三节企业文书的基本要求214

一、内容正确214

二、主题明确215

三、格式规范215

四、针对性强215

五、简洁明了215

六、通俗易懂216

七、语法正确216

第四节英文写作常识218

一、信函的构成218

二、英文常用文书例文222

第十四章 档案管理及其他231

第一节文件档案的管理232

一、立卷归档232

二、分类233

三、档案装订234

四、档案检索235

五、档案期限256

第二节电子档案的管理237

一、电子档案的分类237

二、电子档案管理的要求237

三、电子档案的归档238

四、电子档案的保管239

五、电子档案的利用239

六、保存电子档案的注意事项240

第三节上司的保健241

第四节邮件收发241

一、收邮件241

二、发邮件242

第五节印信管理243

一、印章的管理243

二、介绍信的管理244

第六节制作图表245

一、图表的作用245

二、图表的种类245

三、制作原则246

四、注意事项247

第十五章 职业生涯规划249

第一节职业生涯规划的含义与意义250

一、职业生涯规划的含义250

二、制定职业生涯规划的意义250

第二节制定职业生涯规划的依据251

一、社会对秘书工作的新要求251

二、把握自已的价值观252

三、提前做好转行的准备253

第三节制定职业生涯规划的方法255

一、确定职业目标255

二、了解职业目标的素质与能力要求255

三、根据职位要求制定学习计划255

四、对职业生涯规划的修订256

第四节成为高级职业秘书的途径257

一、寻找楷模始终如一257

二、创造机会自我提升257

第五节自我管理262

一、学习管理262

二、健康管理264