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PART Ⅰ引言1

Chapter 1 交流，职业，以及本书3

交流技能对成功至关重要4

工作中的写作不同于学校中的写作5

工作中，写作是种行动10

本书的主要建议：始终为读者着想10

有效的职场交流特点：可用性及说服力11

交流与读者间的互动12

可以从现在开始采取的一些以读者为中心的策略18

交流应符合职业道德19

本书的构成21

指导方针、创造能力和判断力22

练习23

案例：选择正确的铲车23

Chapter 2以读者为中心的交流过程综述：获得一份工作25

以读者为中心的方法的主要原则26

用以读者为中心的方法写简历26

写作者指南：用表格设计简历40

电子简历：需要考虑的特别因素45

用以读者为中心的方法写职位申请信49

求职中的道德因素58

撰写去其他国家的求职材料59

总结59

练习59

案例：给Patricia建议60

PART Ⅱ界定交流目标63

Chapter 3 界定交流目标65

界定目标的重要性66

指导方针1： 集中关注读者的阅读过程66

指导方针2： 界定可用性目标：分析读者的阅读任务68

指导方针3：界定说服力目标：分析读者的态度71

指导方针4：了解读者的个人特点73

整体指导方针5：了解读者的文化特点76

指导方针6：研究读者的阅读语境82

指导方针7：请他人帮助你了解读者和他们的语境82

指导方针8：了解你所有的目标读者83

指导方针9：找出写作方式的任何限制87

道德指导方针10：明确交流过程中的参与者87

Expertise in Action： An Example89

总结93

练习93

案例：宣布禁烟令94

PART Ⅲ计划97

Chapter 4为可用性做出计划99

计划可用性的目标100

指导方针1：明确读者所需的信息101

指导方针2：根据读者任务组织内容101

指导方针3：确定帮助读者快速找到所需信息的方法106

指导方针4：针对复杂的读者群，制订一个模块式交流106

指导方针5：找到一个可供你改编的写作模式108

指导方针6：制订图表108

指导方针7：确定不同文化背景的读者对于交流可用性的期待109

指导方针8：如果有帮助的话，可列提纲111

指导方针9：与读者核查计划112

道德指导方针10：调查参与者影响112

总结114

练习116

案例：参与远程学习116

Chapter 5订说服策略118

说服力影响态度和行为119

说服力帮助团队扩充知识和想出好点子119

说服力是怎样发挥作用的120

本章建议的来源121

指导方针1：听——并灵活回应你所听到的121

指导方针2：关注读者的目标和价值121

指导方针3：说——并从中了解读者的顾虑和反对观点125

指导方针4：正确地推论127

指导方针5：组织思路创造良好的回应132

Readers指导方针6：与读者建立有效关系134

指导方针7：确定是否需要激发读者的情感137

总体指导方针8：调整说服策略使其适用于读者的文化背景139

道德指导方针9：采用符合道德规范的说服技巧144

总结145

练习147

案例：讨论一个公司的药物测试项目150

Chapter 6进行以读者为中心的调研151

工作中研究的特点152

指导方针1：确定研究目标152

指导方针2：制定有效的研究计划153

指导方针3：检查每条资源，寻求更多线索155

指导方针4：仔细评估你所找到的信息155

指导方针5：得到研究成果即开始分析156

指导方针6：仔细作笔记157

道德指导方针7：遵守知识产权法并记录信息来源157

总结161

练习161

写作者参考指南：使用五个以读者为中心的研究方法165

开发自己的记忆力与创造力166

网上查询172

写作者指南：三种网上查询的有效方式178

利用图书馆180

采访185

写作者指南：利用图书馆进行有效的研究186

开展问卷调查190

PART Ⅳ 草拟文本197

Chapter 7起草段落、节和章199

起草可用的、有说服力的文章200

指导方针1：从主题入手201

指导方针2：在考虑细节前先考虑总体框架204

指导方针3：从最重要到最不重要206

指导方针4：组织文章出现困难时借鉴常用策略206

指导方针5：组织文章时考虑读者的文化背景207

指导方针6：展示交流的组织模式208

指导方针7：逐句调整理顺思路219

道德指导方针8：在起草文章时考虑读者感受222

总结223

练习224

案例：增加器官捐赠活动226

写作者参考指南：使用七个以读者为中心的组织模式229

正式分类（事实归类）230

非正式分类（事实归类）233

对比236

描述一个物体（分割）240

描述一个过程（分段）242

原因和结果246

问题和解决方法251

模式合并254

练习255

Chapter 8形成有效的风格257

有自己的想法和见解258

指导方针1：确定读者期待看到的成果258

指导方针2：考虑文章语气为你和读者确立的角色260

指导方针3：考虑你对主题的态度将如何影响读者261

指导方针4：用自己的话阐述261

整体指导方针5根据读者的文化背景调整语气262

道德指导方针6：避免成见262

造句263

指导方针1：简化句子264

指导方针2：运用动词265

指导方针3：尽量使用主动语态266

指导方针4：强调重点267

指导方针5：句子长度和结构不应一成不变268

整体指导方针6：为不熟悉你的语言的读者调整语句269

选词269

指导方针1：使用具体的词270

指导方针2：使用专业术语——当且仅当读者能够理解时271

指导方针3：使用精确的词272

指导方针4：选择平实的语言而不是华丽的辞藻273

指导方针5：选用含义恰当的词274

整体指导方针6：选词时考虑读者的文化背景275

道德指导方针7：使用总括性的语言276

总结277

练习277

Chapter 9开始交流280

介绍指导方针1至3281

指导方针1：给读者一个关注的理由281

指导方针2：说出主要观点285

指导方针3：向读者介绍结构及内容286

指导方针4：鼓励对信息的开放性287

指导方针5：提供必要的背景知识289

指导方针6：要有总结——除非篇幅很短290

指导方针7：根据读者的需要调整开头的长度291

整体指导方针8：根据读者的文化背景调整开头294

道德指导方针9：迅速并有策略地揭示不道德行为294

总结295

练习296

Chapter 10结束交流297

指导方针1：在说清最后一点后，停止298

指导方针2：重复主要观点299

指导方针3：总结重要观点299

指导方针4：提及在沟通前期设定的目标300

指导方针5：抓住情感基调301

指导方针6：告诉读者如何获得帮助以及更多的信息302

指导方针7：告诉读者下一步该做什么302

指导方针8：明确任何需要的进一步研究302

指导方针9：遵循恰当的社会规约303

总结303

练习303

Chapter 11以读者为中心写作正文之前和之后的部分305

介绍函、封面和文前、文后资料如何增加可用306

性和说服力306

指导方针1：考虑读者将如何使用文章307

指导方针2：考虑文章的说服力目标307

指导方针3：找出所要求的307

指导方针4：找出所期望的308

指导方针5：评价和修改文前及文后部分308

传统及当地习俗308

写以读者为中心的介绍函308

写以读者为中心的封面309

写以读者为中心的文前部分309

写以读者为中心的文后部分317

PART Ⅴ草拟视觉效果323

Chapter 12制作以读者为中心的图表325

以读者为中心的方法制作图表327

指导方针1：寻找图表的恰当位置以增强文章的可用性及说服力327

写作者指南：图表帮助读者理解和使用信息328

指导方针2：选择可以达到目标的最有效的图表330

指导方针3：使每个图表易于理解和使用333

指导方针4：用颜色辅助信息传达338

指导方针5：有效使用图表软件和现有图表341

指导方针6：使图表与文本结合342

指导方针7：得到使用允许注明图表来源343

写作者指南：使用电子制表软件制作以读者为中心的图表344

整体指导方针8：为具有其他文化背景的读者调整图表346

道德指导方针9：避免误导性图表347

总结349

练习349

写作者参考指南：制定十一种以读者为中心的图表351

图表352

折线图354

条形图356

统计图表358

饼图360

相片362

图画364

抓屏366

流程图368

组织结构图370

日程表371

Chapter 13设计以读者为中心的页面和文件372

以读者为中心的设计方法374

交流中的设计元素374

指导方针1：从考虑读者和目的开始374

指导方针2：制定一个网格作为页面的视觉框架375

写作者指南：设计打印模式376

指导方针3：匹配相关元素380

指导方针4：分类相关视觉元素382

指导方针5：利用对比分级和聚焦385

使用文字处理器制定页面设计388

指导方针6：利用重复保持视觉上的统一389

指导方针7：选择易读的字体391

指导方针8：从易于使用和有吸引力的角度出发设计文件392

总结393

练习393

PART Ⅵ 修改399

Chapter 14修改草稿401

修改的三个方式402

自己检查草稿403

指导方针1：从读者角度检查403

指导方针2：从雇主的角度检查403

指导方针3：让自己保持客观404

指导方针4：不止一遍读草稿，每次改变关注点404

指导方针5：利用电脑辅助寻找（而不是更正）可能的问题405

道德指导方针6：考虑参与者的观点406

审读407

指导方针1：讨论沟通和审读的目标408

指导方针2：与审读者或作者建立良好的人际关系408

指导方针3：分析修改建议——区分实质性修改和风格上的改动410

指导方针4：充分探究所有修改建议的原因410

指导方针5：利用电脑的帮助按以读者为中心的方式审读411

道德指导方针6：从参与者的角度审读412

控制修改时间的指导方针414

指导方针1：根据情况调整修改工作414

指导方针2：先做最重要的调整416

指导方针3：灵活变通418

指导方针4：想要修改得好就要遵循写作的指导方针418

指导方针5：以学习为目的的修改418

总结419

练习419

Chapter 15对草稿的可用性和说服力进行测试421

测试逻辑423

指导方针1：确定测试目标423

指导方针2：挑选真正能代表目标读者的人受测424

指导方针3：专注于可用性：让受测读者按照与目标读者同样的方式使用草稿425

指导方针4：专注于说服力：了解草稿如何影响读者的态度429

指导方针5：在受测读者阅读和使用草稿后采访他们430

指导方针6：避免对测试结果有偏见430

指导方针7：深刻解读测试结果431

指导方针8：尽早和经常性地测试432

整体指导方针9：针对与其他文化背景的读者交流，从该文化背景中选取受测读者432

道德指导方针10：取得受测读者的同意433

总结433

练习436

PART Ⅶ以读者为中心的方法的应用437

Chapter 16与团队一起创建交流439

不同的团队结构440

指导方针1：培养对于交流目标的共同理解441

指导方针2：制定和分享具体计划424

指导方针3：制定计划进度表444

指导方针4：分享领导职责445

指导方针5：高效会议447

指导方针6：鼓励讨论、辩论和多种意见的产生448

指导方针7：利用电脑工具合作451

整体指导方针8：对团队互动中可能出现的文化和性别差别保持敏感454

总结456

练习456

Chapter 17备和进行以听者为中心的口头演示459

指导方针1：确定演示目标460

指导方针2：把演示的口头和视觉部分计划为一个整体461

写作者指南：制定以听者为中心的演示464

指导方针3：专注于几个要点467

指导方针4：采用简单结构——听众易懂469

指导方针5：以谈话的方式讲解470

指导方针6：制作易读易理解的图表471

指导方针7：让听众参与到演示中474

指导方针8：准备好面对被打断或提问的情况——并有礼貌地作答476

整体指导方针9：根据听众的文化背景调整演示策略477

指导方针10：排练479

指导方针11：允许自己紧张——坦然面对479

准备和进行团队演示480

总结482

练习482

Chapter 18创建以读者为中心的网页和网站484

万维网如何工作485

确定目标的指导方针486

指导方针1：了解你网站的读者并确立网站目标486

计划方针487

指导方针2：创建包括读者的各种需求信息在内的网站导航图，使其能够迅速找到所需信息487

指导方针3：搜集读者所需的信息487

写作者指南：创建HTML格式的网页488

道德指导方针4：尊重知识产权，提供有效信息490

草拟的指导方针491

指导方针5：设计美观实用的网页491

写作者指南：设计网页网格图案492

指导方针6：为读者提供网站导航服务，帮助其快速找到所需信息497

指导方针7：统一网站的文字和图像500

指导方针8：建立一个残障人士可以使用的网站500

整体指导方针9：为国际化和多元文化的读者设计网站502

指导方针10：帮助读者找到网站503

修改方针504

指导方针11：发布之前测试网站504

练习504

Chapter 19管理客户项目和服务学习项目507

项目管理总体策略509

指导方针1：明确客户需求和需求原因509

指导方针2：自己评估项目510

指导方针3：创建项目管理计划511

指导方针4：向客户递交书面提议——并征得书面同意513

指导方针5：经常与客户沟通——尤其是所有重大决策514

指导方针6：提议，劝说，但服从客户519

指导方针7：以一种有助的方式移交项目520

总结520

练习520

PART Ⅷ总体结构523

Chapter 20以读者为中心的函电写作：信函、备忘录和电子邮件525

指导方针1：采用以读者为中心的态度526

指导方针2：首先陈述主要观点——除非读者反对527

指导方针3：陈述简短527

指导方针4：提供读者所需的背景信息528

指导方针5：利用标题、清单和图表528

整体指导方针6：了解读者的文化风俗528

指导方针7：遵循格式惯例529

撰写读者为中心的信函529

写作者指南：写信530

以读者为中心的备忘录写作532

以读者为中心的电子邮件写作533

写作者指南：写备忘录534

写作者指南：写电子邮件535

Chapter 21撰写以读者为中读者想要使用你提供的信息540

读者的六个基本问题540

报告的一般结构541

提纲和报告样本546

写作者参考指南：创建三种特殊类型的报告557

实证研究报告558

可行性报告586

进度报告607

Chapter 22撰写以读者为中心的提案618

撰写提案的各种情况619

提案的读者是投资者621

读者最常问的问题622

传统形式提案的结构策略622

提案结构624

提案样本633

Chapter 23撰写以读者为中心的说明书642

四个要点643

说明书的结构644

说明书的物理结构658

在线说明书659

说明书样本659

练习669

Appendix A引证资料671

选择一种引证格式672

决定文中加注的位置672

写APA格式的文中加注673

写APA格式的参考文献674

写MLA格式的文中加注679

写MLA格式的参考文献680

Appendix B项目686

项目1：简历和工作申请信687

项目2：信息网站688

项目3：信息页面689

项目4：主动建议689

项目5：手册691

项目6：说明书691

项目7：用户测试和报告692

项目8：项目提案693

项目9：进度报告694

项目10：正式报告和提案694

项目11：口头简报Ⅰ：项目计划696

项目12：口头简报Ⅱ：项目结果697

致谢699

参考书目705