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第一章 工作计划与技能1

第一节 合理制订工作计划1

一、秘书工作计划概述1

二、制订工作计划的程序与方法6

三、秘书目标管理方法9

第二节 秘书基本工作技能14

一、秘书写作技能14

二、记录及录音整理要求16

三、通信工作技能20

四、办公设备运用技能23

五、办公自动化工作技能28

六、现代化电子网络工具的应用35

第二章 如何提高办事效率47

第一节 有备而来、点滴记事47

一、要从小事做起47

二、应备备查“工具书”48

三、凡事计划在先48

四、井然有序49

五、合理布局50

六、小本随身的妙处51

七、朝思暮想的妙法51

八、多做为上的原则52

九、自编程序的高招52

十、自我提醒的办法53

第二节 办事、处事的技巧54

一、一次完成艺术54

二、化繁为简艺术54

三、委曲求全艺术55

四、洗耳恭听技巧55

五、处处留心技巧56

六、一目十行技巧56

七、“不求甚解”技巧57

八、百问不烦技巧58

九、迂回包抄技巧58

十、不可轻信技巧59

第三节 述事、议事的艺术59

一、明白原则的艺术59

二、意在话先的艺术60

三、横向通气的艺术61

四、善始善终的艺术61

五、留有余地的艺术62

六、一包到底的艺术62

七、事不过三63

八、平心静气64

九、顺心转意64

十、设身处地65

十一、以事喻理66

第四节 借力、认错的艺术67

一、工作减负艺术67

二、请人帮忙艺术67

三、助人磨己艺术68

四、认错为勇68

五、重新开始69

六、刨根寻底70

七、不失时机71

八、找到“事源”71

九、防患于未然72

第五节 头脑潜能的开发73

一、变向思维技巧73

二、适度思考技巧73

三、分解剖析技巧74

四、比较鉴别技巧75

五、提炼综合技巧75

第六节 提高效率、超越自我76

一、了解工作的意义76

二、培养坚忍的性格77

三、采取主动的态度77

四、伸展思考的触角77

五、要富有挑战精神78

六、忌当“差不多”先生79

七、限用一分钟发表79

第三章 高效率利用时间81

第一节 时间与时间利用81

一、时间利用的含义81

二、树立正确的时间观念81

三、时间的基本特征82

四、时间利用的原则82

第二节 工作时间的利用83

一、秘书工作时间利用概述83

二、秘书工作时间利用中的通病83

第三节 工作时间的运筹方法85

一、用尽可能少的时间办尽可能多的事85

二、将工作内容交错安排85

三、将时间定期“盘点”86

四、目标运用法86

第四节 工作时间的利用艺术86

一、日常文书工作86

二、怎样有效地读和写87

三、克服拖延的艺术88

四、克服工作中浪费时间的现象89

第五节 提高时间效率的技巧91

一、集中精力，抓住时间91

二、提高效率91

第四章 自我调控克服弱点94

第一节 自我表现94

一、办公桌的整理94

二、命令或指示要经过确认95

三、工作上没有“办不到”96

四、不要忘了上司所交待的事情96

五、工作不要积压96

六、如何安排工作97

七、公事私办的技巧97

八、办公室拒绝闲聊98

第二节 怎样克服弱点98

一、怎样克服难堪98

二、怎样克服怯懦99

三、怎样克服失意99

四、怎样避免误解100

五、怎样避免偏见101

六、怎样对付内疚101

七、怎样对付“揭短”102

八、怎样应付压力102

九、怎样制怒技巧103

十、怎样摆脱烦恼104

十一、怎样战胜孤独104

十二、怎样控制情绪105

十三、怎样消除紧张106

十四、怎样抵销嫉妒107

第五章 细心安排领导出行108

第一节 与外界交往108

一、把具体资料放在手边108

二、促成难以安排的约会109

三、如何处理约会要求111

四、如何面对不速之客111

五、如何与来访者聊天112

六、怎样选择聊天的时间113

七、简短交谈的技巧113

八、欢迎客人的技巧114

九、及时介绍自己的技巧115

十、告别有何技巧115

十一、精彩地作介绍116

十二、记住对方的名字非常重要116

十三、领导忘记了约会，该怎么做117

十四、取消约会时你该怎么说118

十五、别人取消约会时你该说什么119

十六、对经常取消约会者你该怎么办119

十七、面对愤怒和不满的人怎么办120

十八、如何回答有敌意的问题120

十九、如何把消息传达给新闻界121

第二节 与外宾交往122

一、接待外宾须知122

二、外宾如何迎送122

三、如何排列礼宾次序124

四、如何准备谈判124

五、谈判中的服务124

六、谈判结束后的服务125

七、见面礼节和交谈原则125

八、注意正式会面与会谈的礼仪规范127

九、馈赠与受礼时应注意哪些事项128

十、其他涉外活动礼仪129

十一、如何陪同外宾参观游览130

第三节 出行安排131

一、订出周密的计划131

二、随从事务131

三、日程安排132

四、车、船、机票的订购132

五、领导住宿安排132

六、如何准备领导携带用品133

七、领导出差前秘书事务安排133

八、领导动身当天秘书应做的工作133

九、领导出发后的联络工作134

十、领导考察，随行秘书的服务工作134

十一、领导返回时的迎接134

十二、出差回来后秘书应做的工作135

第四节 招待客人135

一、接待来客135

二、引导客人136

三、秘书端茶的艺术136

四、如何打断上级会客137

五、如何处理会客中又来新客137

六、迎接远方来客的艺术137

七、如何送别远客138

八、如何会见客人139

九、会见座位的安排139

十、会谈的安排139

十一、会见、会谈程序如何安排139

第六章 适时当好领导参谋141

第一节 明确参谋角色141

一、怎样才能当好参谋141

二、协调工作要到位142

三、要善于“拾遗补阙”142

四、要甘当“无名英雄”143

五、要注意积累知识143

六、要敢于“报忧”144

七、要学会“只听不传”145

八、要学会“淡化”145

九、要学会“不当回事”145

十、要学会“黏合”146

十一、不要“顺竿爬”146

十二、不要怒形于色146

十三、要在大事上为领导分忧147

十四、不打领导的“旗号”147

十五、要正确传达领导者的意图147

十六、要勇于承担责任148

十七、要守口如瓶148

十八、切忌“酒后吐真言”149

十九、要优化“参谋”形象149

二十、要善于服从领导151

二十一、要善于出好点子151

二十二、要巧于给领导指错151

二十三、要巧于“拒绝”152

二十四、要善于给领导“圆场”153

第二节 把握参谋时机154

一、预测的艺术154

二、随机“参谋”155

三、建议的时机156

四、审时与度势157

五、主动原则158

六、灵活原则159

七、参谋时机的快速原则160

第三节 选择参谋方式160

一、秘书辅助决策与组织内部参谋机构160

二、秘书辅助决策与组织外部参谋机构161

三、辅助决策的信息储备161

四、辅助决策时机的把握161

五、辅助决策时间的把握162

六、预测式辅助决策162

七、咨询式辅助决策162

八、进谏式辅助决策162

九、沟通式辅助决策163

十、比较式辅助决策164

十一、补充完善式辅助决策164

十二、系统式辅助决策164

十三、扩散式辅助决策165

十四、诊断式辅助决策165

十五、评价式辅助决策166

十六、鉴诫式辅助决策167

十七、辅助决策的信息依据167

十八、辅助决策的法规依据168

十九、辅助决策的规章制度依据168

二十、辅助决策的管理目标依据168

第四节 善用参谋谋略169

一、从赞美开始169

二、先扬后抑171

三、“闲话”热身技巧171

四、动之以情的艺术172

五、激之以气的技巧173

六、诱之以奇的妙招174

第七章 高效组织安排会议176

第一节 会议与会务工作176

一、会务工作概述176

二、会议的分类176

第二节 会前准备工作179

一、确定会议名称、时间、地点179

二、确定会议筹备机构和筹备人员180

三、安排议题的原则和方法180

四、安排议题应注意的问题181

五、提名与会人员181

六、会议文件的产生、审核和分发182

七、会议通知、报名和报到183

八、会议编组和会场布置184

九、座次排列和证件制作185

第三节 会间组织服务工作186

一、签到、引导就座186

二、安排发言和会议记录187

三、会场后勤保障和会场服务188

四、编发材料、整理记录和收退文件189

五、会议集体摄影190

六、会议特殊情况的处理191

七、其他服务工作191

第四节 会议中的生活管理192

一、会场的服务管理192

二、迎接与会人员192

三、会议食宿安排193

四、安排领导看望与会人员193

五、会议的财务管理和文化生活193

六、会议的交通保障和通信服务194

七、医疗卫生服务和用品保证195

八、安排与会人员回程事务195

第五节 会后事项处理工作195

一、整理会议记录和印发会议纪要196

二、安排与会人员离会196

三、会议文件的立卷归档196

四、会议议定事项的落实197

五、会议新闻报道197

六、会议财务决算197

七、会务工作总结198

第六节 会议的文字工作198

一、会议开幕词198

二、会议简报和会议报告199

三、会议总结和会议记录199

四、会议纪要200

五、会议闭幕词201

第七节 电话会议201

第八节 会务工作的指导原则202

一、认真领会领导意图和会议的指导思想203

二、熟悉和掌握会议的组织领导情况203

三、协助领导拟定会议安排203

四、精心组织，周到服务203

五、重视并妥善地做好会议的善后工作203

第八章 有效得体交谈公关205

第一节 交谈对象与方式205

一、说话要看对方的基本情况205

二、精心选择话题206

三、开头很重要208

四、看对方的性格和心理状态209

五、看对方以及在场者与自己的关系210

六、按着听者的感情脉搏说话210

七、别忽略了小礼节211

八、“对不起”的效用212

九、言谈举止说风度212

十、听话比说话困难213

十一、帮领导把话说下去214

第二节 赞美、恭维与幽默214

一、赞美的五种方法215

二、赞美的六个要点216

三、因人而异的恭维技巧217

四、说恭维话要切合实际218

五、充分发挥幽默才能219

六、幽默的特征219

七、幽默的作用220

八、培养幽默感的途径221

第三节 控制谈话节奏221

一、掌握语气与节奏221

二、注意说话的速度222

三、应付敏感话题223

四、学会适当拒绝224

五、控制谈话时间225

六、谈话要条理清晰226

七、谈话要措辞准确227

八、谈话要巧用比喻227

第四节 公关的重要性228

一、学问好更要人缘广228

二、处理好各种关系是改变人生的第一步229

三、处理好各种关系是成功者的通行证229

四、公关能为虚妄的人架设充实的桥梁229

第五节 如何拓展人际关系230

一、人际关系能为你获得无穷的利益230

二、如何获得良师益友230

三、有了关系注意事后联络231

四、公关中致命的缺点232

第六节 如何成功地融入人群232

一、集会前的准备232

二、先认清你参加活动的目的233

三、好玩有趣也能吸引人233

四、确信自己必能获益234

五、成功地融入人群234

六、透露一点自己的小趣事234

第七节 “野心家”和挑战精神235

一、公关专家的风度235

二、使建议和计划获得领导认可236

三、多方伸展思考的触角236

四、事先备妥文件说明237

五、秘书要忌当差不多先生238

六、限用一分钟发表238